Hoy continuamos introduciéndonos en el mapa de procesos que el PMI recomienda a un Project Manager.
¿Te perdiste el primer post? PROJECT MANAGER – LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Para poder enmarcar el desarrollo en el que se basa una gestión de proyectos como Project Manager, es necesario conocer el mapa, en el que se exponen los 49 procesos que PMI recomienda, que es obligatorio conocer y aplicar para, alcanzar unos objetivos específicos y que bajo las buenas prácticas reconocidas por profesionales dedicados a la dirección de proyectos que aportan su experiencia, queda demostrado que contribuyen a una mejora en la obtención de los resultados. Será el Project Manager junto con su equipo de proyecto quien determine cómo usarlos en el contexto y circunstancias de su proyecto concreto, con el fin de, cumplir exitosamente los requisitos del patrocinador, cliente y demás actores interesados. De hecho, para certificarse como Project Manager es necesario conocer el orden que PMI establece en los procesos y su numeración.
En la fase de planificación sí es conveniente seguir el orden numerado para obtener los distintos documentos y que así quede contemplado en la elaboración del Plan de Dirección del Proyecto. Con dicho plan aprobado y una vez realizada la reunión del Kick off, la secuencia como tal o el número de estos que se emplearán, dependerán de la decisión del Project Manager.
Así, habrá procesos que sean utilizados una única vez y en puntos predefinidos como “4.1. Crear el Acta de Constitución” o “4.7. Cerrar el proyecto o fase”, otros se llevarán a cabo periódicamente según sea necesario, como, por ejemplo, “9.3. Adquirir los recursos” y por último estarán aquellos que se realizan de manera iterativa desde el inicio del proyecto hasta su cierre como “13.1. Identificar a los interesados” Se clasifican por cinco grupos: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre. Y los aplica en función de 10 áreas de conocimiento: Integración, Alcance, Cronograma, Coste, Calidad, Recursos, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones e Interesados.
Para hacer referencia a grupos de procesos, en función de lo que representan para la gestión del proyecto se
establece otra clasificación:
− Áreas aseguradoras: Integración, Riesgos y Calidad.
− Áreas dimensionales: Alcance, Costo y Cronograma.
− Áreas Facilitadoras: Recursos, Comunicaciones, Adquisiciones e Interesados.
El gerente de proyectos necesita contar con un tablero de control que le permita conocer, con algunos datos concretos, si el proyecto está yendo por buen camino o en todo caso, qué es lo que está fallando, para tomar medidas correctivas. Las tres variables que se escogerían para presentar en ese tablero de control serían las conocidas como la “Triple Restricción” Alcance-Costo-Tiempo. La modificación de alguna de ellas, implica que cualquiera de las otras dos debe ser revisada. Pero, aunque es común seguir usando este término, actualmente se considera una nueva teoría de “Restricción Ampliada” que tiene en cuenta también, Calidad, Riesgos y Satisfacción del Cliente.
Si bien es la base para entender el desarrollo de esta metodología, el desglose de la misma abre toda una lista de sub mapas que permiten seguir unas pautas y desarrollar en su aplicación ciertos conocimientos y habilidades.